Een goed plan voor je open dag in 3 stappen

De derde blog uit deze serie bestaat uit 3 stappen, die je helpen met een goed plan voor je open dag.

Nu je duidelijk hebt wat het doel is en weet hoe je de dag zo kunt voorbereiden dat er veel mensen komen, geef ik je hier een paar stappen voor het organiseren van een succesvolle dag.

Tip 1: Maak er een project van en stel doelen

Maak van de open dag een project met een projectplan. Schakel de juiste mensen in (en geef hen hiervoor uren), plan afspraken en vraag offertes op. Vraag je OR, MR en commissieleden om te helpen met organiseren.

Samen bepaal je de doelen. Hoeveel mensen wil je verwelkomen en wat voor mensen zijn dat:  bijvoorbeeld ¾ van alle ‘eigen’ ouders, 10 ‘nieuwe’ ouders van 3-jarigen (nog geen relatie met de school), 5 partners en 20 wijkbewoners. Je ‘eigen’ ouders zet je in als ambassadeurs vooraf, maar zeker ook tijdens de open dag. Wanneer je als school 10 ‘eigen’ ouders kunt motiveren om elk een gezin met een 2- of 3-jarig kind (je doelgroep) mee te nemen, dan is dit doel al bereikt.

Bepaal ook welk rapportcijfer jullie willen behalen van de deelnemers. Zet deze vraag ook op het evaluatieformulier. Vraag alle bezoekers om het evaluatieformulier in te vullen, zodat je een goed beeld hebt hoe ze het hebben beleefd en wat eventuele verbeterpunten zijn.

Tip 2: Zorg voor een goed draaiboek 

De organisatie van de open dag moet op rolletjes lopen. Je ‘eigen’ ouders en leerlingen (afhankelijk van de gekozen dag) geef je hierin een belangrijke rol. Je open dag laat verschillende dingen zien en ervaren: de sfeer, de manier van lesgeven en de omgang met leerlingen en ouders. Alles wat de bezoeker ziet en meemaakt, wordt verbonden aan je schoolorganisatie en de kwaliteit van je onderwijs. Dus als je een open dag organiseert, doe het dan goed.

Een open dag bestaat uit verschillende elementen. Omdat alles samen moet vallen en op elkaar aan moet sluiten, is het belangrijk dat iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt. De projectleider stelt tijdig een projectgroep samen, houdt het overzicht houdt en verdeelt de taken. Leg de afspraken schriftelijk vast en stel een draaiboek samen van wat er allemaal gebeuren moet en wie wat doet op welk moment: Wie ontvangt de gasten? Wie zorgt er voor de boodschappen en zet koffie/thee? En wie zorgt er voor een goed werkende geluidsinstallatie? Geef je de gasten eventueel een geschenkje mee bij het naar huis gaan? Dit kan een kleurplaat van het schoolgebouw, een eigengemaakt knutselwerkje of een mok zijn. Op deze manier zorg je dat de open dag langer zichtbaar is bij de bezoekers thuis.

Tip 3: Doe iets bijzonders

Zorg dat mensen wel naar je open dag willen komen, dus organiseer iets speciaals. Stel hiervoor een kortdurend, aantrekkelijk programma van maximaal  2,5 uur en waarin programma onderdelen voor zowel kinderen als ouders zijn opgenomen. Vaak merk ik dat er geen programma is. De open dag is dan niet meer dan dat de school de hele dag open is. Geen wonder dat er dan een lage opkomst is, want als iemand de school wil bekijken hoeven zij alleen maar een afspraak te maken en ze krijgen een uitgebreide rondleiding en alle aandacht van de directeur.

Je kunt als directeur de gasten welkom heten of kort toespreken. Misschien kun je je woorden versterken of duidelijker maken met originele beelden in de vorm van een presentatie. Of denk erover na om een bijzondere gastspreker uit te nodigen, waarmee je de aandacht trekt en genodigden triggert om op de uitnodiging in te gaan. Dit kan een bekende oud-leerling, zanger, cabaretier of topsporter uit de wijk zijn. Kies je voor tentoonstellingen of optredens, dan is het het beste als die aansluiten bij het merk van je school. De voorleeskampioen van de school kan bijvoorbeeld een mooi verhaal over de school voorlezen aan de jonge bezoekers.

Je kunt allerlei activiteiten bedenken waarmee je je gasten vermaakt en informeert. Waak er wel voor dat het entertainment niet het belangrijkste wordt. Voor het informeren over de inhoud van je onderwijs, kun je kiezen voor speeddate met leerkrachten en leerlingen. Je kunt ook workshops laten geven door je leerkrachten over de verschillende onderdelen uit je onderwijsinhoud. Dat houdt de open dag levendig en interessant.

Heel veel succes bij de organisatie en uitvoering van je open dag!

Ik hoop je snel te ontmoeten en voeg me gerust toe aan je netwerk! Heb je nog vragen, dan kun je me bereiken via 06-3838 5749.

Warme groet,

Jozet

Zou je deze blog willen delen met jouw connecties? Dat zou ik echt geweldig vinden. Alvast heel veel dank!