Wil je nog efficiënter met je tijd omgaan?

Schoolleiders, leerkrachten en ondersteuners: iedereen heeft een vol schema en veel werk te doen. Met de Coronacrisis is die werkdruk alleen maar hoger geworden. Ik geef je hieronder een aantal tips om efficiënter om te gaan met tijd en dus je werkdruk (wat) te verminderen. 

Agenda strakker plannen

Als communicatieadviseur zie ik het vaak op scholen. De schoolleider wordt meegenomen door allerlei ad-hoc zaken gedurende de dag. Met als resultaat dat de eigen planning vastloopt. Je krijgt taken niet af, maar die moeten af. Wanneer doe je dat dan? Juist, ’s avonds of in de weekenden. Dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Maar hoe krijg je grip op je agenda? En kun je dus zorgen dat je wat meer tijd overhoudt op een dag? Deel je taken met verschillende prioriteiten in: – dringend en belangrijk (nu inplannen met een einddatum), – niet dringend, maar wel belangrijk (later plannen), – niet belangrijk (delegeren of schrappen), – niet dringend en niet belangrijk (pas inplannen als je tijd over hebt). Plan sowieso alle taken in blokken in. En focus je op die taak. Komt er een ouder langs met een vraag, terwijl je midden in iets belangrijks zit, plan dan (als dat kan) een afspraak en ga dus niet direct in gesprek met de ouder. 

Verdeel de taken goed

Iedereen heeft een bepaald takenpakket. Sommige mensen zijn geneigd om anderen te helpen door taken over te nemen. Dat kan komen, omdat je misschien meer tijd lijkt te hebben voor bepaalde taken of je vindt het eigenlijk heel leuk om te doen. Het nadeel hiervan is, dat mensen die taken dan ook sneller bij je laten liggen.
Wees hier duidelijk in en kijk eerst of iets kan wachten totdat de collega wel tijd heeft. Neem het dus niet zomaar over. Het is sowieso heel goed om te kijken waar de interesses en talenten van de teamleden liggen, wanneer werkgroepen of andere taken opnieuw verdeeld moeten worden. Je teamleden vinden het leuker om een taak erbij te krijgen, die ze leuk vinden en dus goed kunnen vervullen dan dat ze een taak hebben waar ze tegenop zien. 

Bekijk jaarlijks samen de taken, die er liggen. Zijn er taken, die eigenlijk of beter door iemand anders gedaan worden? Ga dan in gesprek met elkaar en verdeel die taken opnieuw.

Wil je meer timemanagementtips, kijk dan eens op https://timemanagement.nl/time-management-tips/#tip7. Daar vind je 101 tips. 

Wandel en overleg

Wil je iets overleggen met iemand? Ga eens samen een stukje wandelen, terwijl je overlegt. Je kunt dat heel goed volgens de RIVM richtlijnen doen. Groot voordeel is dat je gelijk ook lekker in beweging bent.

Doordat je elkaar niet continue aankijkt en alle non-verbale communicatie meekrijgt, praat je makkelijker. De sfeer is losser, omdat je buiten bent (bij voorkeur in de natuur, want dat heeft ook een positief effect). Omdat je makkelijker en vrijer praat, komen er ook meer ideeën. En je wordt niet gestoord door de telefoon, mail of mensen, die je even iets willen vragen. In deze TedTalk komen de voordelen van wandelend overleggen aan bod: 

Scrum bij grotere veranderingen

Wanneer je nieuwe dingen wilt introduceren op school, kost dat veel tijd. Je plant teamvergaderingen, een werkgroep gaat aan de slag hiermee en wanneer bijvoorbeeld een nieuwe methode aangeschaft is, vergt dit ook een uitleg en kost het de leraar tijd om het in de lessen te integreren.

Je zou dit ook via de Scrum-methode kunnen doen. Wat je daarbij doet, is het project opdelen in kleine onderdelen. Per onderdeel neem je maar een korte tijd. Na die tijd is dat onderdeel ook afgerond. Dat scheelt in het totale project erg veel tijd. Je ziet resultaat op korte termijn en je kunt op ieder tijdstip ook tijdig bijsturen: grote voordelen van de scrummethode.

Geen tijd en dus hulp nodig?

Kom je toch teveel tijd tekort en lukt het niet om je taken af te ronden? Ben je te vaak ’s avonds en in de weekends aan het werk.

Dan kan ik je helpen bij de communicatie van allerlei projecten, samen met mijn team. En wat dan voor jou extra prettig is, is dat we je totaal ontzorgen. Behalve input en proeven belasten we je niet en kun jij je bezighouden met de school en het onderwijs wat er gegeven wordt. 

Neem contact met mij op via 06-3838 57 49 of via mail. We maken zo snel mogelijk een afspraak. Ik spreek je snel.