Evalueer om te leren van je open dag in 3 tips..

Zodat je het de volgende keer misschien anders of nog beter aanpakt

De vierde blog uit deze serie gaat over het registreren en evalueren van je dag.

Na afloop van je open dag is het belangrijk om te weten hoe de open dag over is gekomen bij je bezoekers. Dus zorg ervoor dat je bezoekers je evaluatieformulier invullen en bespreek deze onderling.

Tip 1: Registreer je bezoekers

Ik merk vaak dat de bezoekers niet vooraf of tijdens de open dag worden geregistreerd. Dat is een gemiste kans. Je kunt je bezoekers achteraf nog een keer benaderen. Geef dit wel aan op het registratieformulier ivm de AVG. Wil je tijdens de open dag op een leuke manier mensen registreren dan kun je ze zich laten inschrijven in een gastenboek of met een activiteit. Maak bijvoorbeeld foto’s van de kinderen en mail die achteraf aan de ouders.

Zorg ervoor dat mensen voor vertrek het evaluatieformulier invullen en inleveren. Dat geeft je een goed beeld hoe de open dag is overgekomen bij je bezoekers. Vragen op het evaluatieformulier zijn: Hoe is men op de hoogte gebracht van deze open dag? Wie zijn er op onze open dag geweest? Wat vonden zij van onze open dag? Wat kan beter? Wat ging goed? Wat vinden zij van onze school? Gaan ze voor onze school kiezen?

Tip 2: Follow-up en evaluatie!

Het is goed om 2 weken na de open dag nog iets te laten horen. Dat kan met een bedankkaartje, een foto van het evenement (liefst met het betreffende kind erop) en een verwijzing naar de website. De ouders, die zich tijdens de open dag hebben ingeschreven, houdt je uiteraard op de hoogte van het nieuws van school. Ze horen tenslotte al bij de school.

Een heel belangrijk onderdeel is de evaluatie, maar dit wordt lang niet altijd gedaan. Ga met de projectgroep de evaluatieformulieren door en beoordeel de reacties. Dit geeft een goed beeld wat goed/minder goed ging op deze dag. 

Tip 3: Praktische tips

• Zorg ervoor dat de school goed vindbaar is (adres en plattegrond op uitnodiging en wegwijzers in de buurt) en goed bereikbaar is (parkeermogelijkheden voor auto en fiets). Zet bijvoorbeeld je leerlingen in als parkeerwacht die je gasten buiten al welkom heten.
• Een school die schoon, netjes en gezellig is, maakt een goede eerste indruk.
• Zorg dat de leerlingen (school t-shirts) en de leerkrachten (badges) goed herkenbaar zijn.
• Vermeldt de naam van het vak of welke groep er zit op of naast de deur, zodat mensen niet hoeven te zoeken.
• Richt een aparte hoek in waar nieuwe leerlingen ingeschreven kunnen worden. Zorg ervoor dat deze plek goed zichtbaar en vindbaar is.
• Leg evaluatieformulieren en informatiemapjes klaar voor ouders met informatie over de school. Hierin zit een exemplaar van de nieuwsbrief, folder, schoolgids en de kalender. Noteer de contactgegevens van de mensen, die zo’n mapje meenemen! Je kunt ze dan achteraf nog eens bellen of die leuke foto van hun kind toezenden.
• Controleer de toiletten (schoon, fris ruikend en voorzien van voldoende WC-papier en papieren handdoekjes) en het schoolplein voor aanvang (schoon en opgeruimd). 
• Koffie, thee, limonade, water en iets lekkers staan natuurlijk klaar.

Wat zou jij anders doen bij de volgende open dag?

Ik hoop je snel te ontmoeten en voeg me gerust toe aan je netwerk! Heb je nog vragen, dan kun je me bereiken via 06-3838 5749.

Warme groet,

Jozet

Zou je deze blog willen delen met jouw connecties? Dat zou ik echt geweldig vinden. Alvast heel veel dank!