4 tips om op je open dag voldoende bezoekers te trekken

Iedere school organiseert open dagen. Nu je duidelijk hebt wat je doel is voor de open dag is het tijd voor de organisatie ervan. Weet je wat er allemaal bij de organisatie van een open dag komt kijken? Hoe bereid je de dag écht goed voor en zorg je voor voldoende aanloop?

In de tweede blog uit deze serie vind je 4 tips voor een goede voorbereiding

Tip 1: Neem voldoende voorbereidingstijd

Het organiseren van een open dag kost veel tijd. Wanneer je een drukbezochte open dag wilt organiseren, heb je zes maanden nodig om alles goed voor te bereiden. Start ongeveer drie maanden voor de open dag al met de promotie van de open dag. Verstuur je uitnodigingen op naam? Zorg ervoor dat deze twee maanden vooraf verzonden worden, zodat gasten deze dag vrij kunnen houden. Laat leerlingen de uitnodiging maken en geef aan elke leerling een extra uitnodiging mee, zodat ze die in hun eigen kring uit kunnen delen. Vraag of alle genodigden doorgeven of ze komen, zodat jullie een inschatting kunnen maken hoeveel mensen er komen. Daarna kun je de open dag uitgebreid gaan promoten, zie tip 4. 

Tip 2: Kies de juiste dag en tijd

Het juiste tijdstip kan per doelgroep verschillen. Je wilt natuurlijk dat er zoveel mogelijk genodigden komen. Probeer daarom erachter te komen welke dag voor de gasten de meest gunstige is. Dikwijls is een vrijdagmiddag een fijne dag voor een ‘uitje’, maar ook een zaterdag kan een prima dag zijn. Het is natuurlijk wel belangrijk dat de dag aansluit bij je idee. Wil je de school in bedrijf laten zien, dan plan je een doordeweekse dag. Bekijk van tevoren uiteraard wel of de open dag niet toevallig samenvalt met een vakantie of een groot evenement in de omgeving. 

Tip 3: Bepaal het budget

Het is belangrijk om vooraf een budget te bepalen. Daarmee kun je plannen en creatieve ideeën uitwerken, die passen binnen je budget. Neem hier ook budget voor de promotie in op. Betrek je externe partijen bij je open dag, vraag dan van tevoren offertes op en maak goede prijsafspraken, zodat je niet voor verrassingen komt te staan als de factuur betaald moet worden. Bovendien is het verstandig om 10% marge te houden voor onvoorziene uitgaven, want die zijn er waarschijnlijk wel.

Tip 4: Promoot de open dag

De bekendmaking van de open dag begint met een uitnodiging aan je gasten. Nodig ook een journalist uit om aanwezig te zijn die dag. Dit is zeker interessant wanneer je iets speciaals gaat doen op deze dag, bijvoorbeeld openingshandeling of ondertekening van een samenwerkingsovereenkomst. Vergeet niet het kinderdagverblijf en peuterspeelzaal in de buurt persoonlijk uit te nodigen.

Afhankelijk van je budget kun je op verschillende manieren bekend maken dat er een open dag wordt georganiseerd:  Advertentie in lokale/regionale dagbladen, billboards of posters, een persbericht, (extra) nieuwsbrieven, flyers, bericht op je website en op je sociale mediakanalen. Zorg ervoor dat je het mensen zo makkelijk mogelijk maakt door bijvoorbeeld een evenement aan te maken in Facebook, waar mensen kunnen aangeven dat ze komen. Het is belangrijk dat je doelgroep meerdere malen wordt geconfronteerd met je boodschap, zodat deze blijft hangen.

Een marketingregel is dat mensen 7 keer iets moeten horen of lezen voordat men tot actie over gaat. 

Zorg ervoor dat je met de uitnodiging en de publiciteit de juiste snaar weet te raken, de interesse wekt en de nieuwsgierigheid prikkelt. Zorg ervoor dat je origineel bent, maar wel duidelijk laat blijken waar de school voor staat en wie de afzender is. Het is beter als je dit uitbesteed aan een vormgever, omdat zij de creativiteit hebben om hiermee aan de slag te gaan. 

Heel veel succes bij de voorbereiding van deze dag.

Ik hoop je snel te ontmoeten en voeg me gerust toe aan je netwerk! Heb je nog vragen, dan kun je me bereiken via 06-3838 5749.

Warme groet,

Jozet

Zou je deze blog willen delen met jouw connecties? Dat zou ik echt geweldig vinden. Alvast heel veel dank!